Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, za którego pośrednictwem będą wystawiane, udostępniane i otrzymywane faktury ustrukturyzowane – można go nazwać centralną bazą faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Obecnie stosowanie e-Faktur jest procesem w pełni dobrowolnym i tak pozostanie do drugiego kwartału 2023 r. Do tego czasu Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić odpowiednie przepisy dotyczące e-Faktury. Ma ona stanowić jedyną dopuszczalną formę fakturowania w transakcjach opodatkowanych na terenie kraju.
Przepisy określające zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF zostały wprowadzone do ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2022 r. przez ustawę z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076).
Już dziś warto pomyśleć o możliwości integracji własnego systemu księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur, zanim stanie się obligatoryjny.
Wymiana faktur w formie ustrukturyzowanej może oznaczać bardziej płynny obieg dokumentów, a także sprawniejszy przebieg procesów wewnętrznych związanych z wystawianiem czy księgowaniem faktur.
Fakturą w przyszłym roku będzie plik .xml, który dla wielu osób może okazać się mało czytelny, zaś KSeF nie przewiduje możliwości zbiorczego pobierania obrazów faktur w formacie .pdf. Rozplanowanie zmian procesowych z odpowiednim wyprzedzeniem jest zatem niezbędne do zachowania płynności organizacyjnej w firmie.
Już dziś wielu przedsiębiorców korzysta z platform księgowych online do zarządzania finansami. Rozwiązanie mOrganizer finansów oparte jest o system OCR (Optical Character Recognition, czyli skanowanie tekstu). OCR pozwala uniknąć ręcznego przepisywania dokumentów. Wystarczy zeskanować dokument i przetworzyć go, wykorzystując do tego oprogramowanie OCR, które przypisuje treści dokumentów do odpowiednio predefiniowanych metryk w systemie mOrganizer finansów. Taka platforma księgowa online pozwala na płynne przejście ze świata faktur drukowanych na papierze do świata w pełni cyfrowego. Jest też mostem łączącym stare przepisy z nowymi, które opierać się będę wyłącznie o e-Faktury.
Różnica między fakturą elektroniczną a e-Fakturą
Zgodnie z ustawą o VAT, przez fakturę elektroniczną „rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”. Ustawodawca nie zdefiniował, w jakim formacie powinna być sporządzona faktura elektroniczna.
W kontekście KSeF pojęcie „e-faktura” odnosi się nie do faktury ustrukturyzowanej. To nowy typ faktury, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym dopiero od 1 stycznia 2022 r. Został wprowadzony w ramach szerszego pakietu zmian podatkowych pod hasłem SLIM VAT 2.
Faktura ustrukturyzowana jest więc trzecim (obok faktur papierowych i elektronicznych) typem faktur występujących w polskim prawie podatkowym.
Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako „wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Faktura ustrukturyzowana przybiera formę pliku w formacie XML.
Wybrane zalety e-Faktur:
Wprowadzenie scentralizowanego systemu fakturowania VAT ułatwi organom administracji państwowej:
- kontrolę dokumentów finansowych przekazywanych pomiędzy kontrahentami oraz,
- skuteczne egzekwowanie prawa podatkowego w Polsce oraz wewnątrz Unii Europejskiej.
- Preferencyjny zwrot VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
- Faktury wystawiane ponownie – brak konieczności dodawania oznaczenia DUPLIKAT.
- Faktury korygujące – brak konieczności dodawania wyrazów FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA.
- JPK_FA – nie będzie trzeba przesyłać na żądanie organów podatkowych.
- Wszystkie faktury ustrukturyzowane są wystawione na podstawie tego samego wzoru i łatwo odnaleźć na nich konkretną informację.
Gdy będziemy korzystali z systemu do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur, który zostanie zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur, to w perspektywie kilku najbliższych lat będziemy w stanie w pełni wyeliminować papier w procesie rozliczeń. Tym samym elektroniczny obieg faktur stanie się nie tylko wygodnym narzędziem, ale koniecznością, aby płynnie realizować przepływ informacji finansowej w firmie i z naszymi Kontrahentami.