Podjęcie się wykonywania obowiązków członka zarządu powinno być bardzo świadomą decyzją, gdyż wiąże się z szeregiem zobowiązań wynikających z pełnienia tej funkcji. Charakter pełnienia takiej funkcji obejmuje m.in. znajomość procesów finansowych, organizacyjnych, czy obowiązek znajomości przepisów prawa i następstw wynikających z ich naruszenia. Wykonywanie obowiązków członka zarządu w sytuacji braku odpowiedniego wykształcenia lub doświadczenia potrzebnego do prowadzenia spraw spółki jest ogromnym ryzykiem. Brak wiedzy nie zwalnia jak wiemy obowiązku przestrzegania prawa i odpowiedzialności prawnej.
Monitorowanie sytuacji majątkowo-finansowej firmy to bardzo ważny obowiązek członków zarządu, zwłaszcza przy ujemnych wynikach spółki. Kodeks spółek handlowych dokładnie reguluje sytuacje związane z kapitałem spółki i kontynuowania jej działalności w przypadku braków kapitału. Wyraźnie formułuje także działania jakie powinien podjąć zarząd w takiej sytuacji (art. 293 § 2 kodeksu spółek handlowych).
Jeśli strata spowoduje, że kapitały spółki będą ujemne, sytuacja będzie bardzo poważna. Kapitał własny spółki, czyli aktywa netto, to aktywa jednostki pomniejszone o jej zobowiązania. Ujemne kapitały oznaczają, że wartość zobowiązań jednostki przewyższa jej aktywa. Ujemny kapitał własny wskazuje, że kontynuacja działalności spółki jest istotnie zagrożona. W przypadku spółki z o.o., jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego, oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest zobowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.
Przy wystąpieniu przesłanek zagrożenia kontynuacji działalności, członkowie zarządu powinni podjąć odpowiednie działania określone w przepisach k.s.h., jak również przeanalizować, czy zgodnie z prawem upadłościowym spółki nie należy uznać za niewypłacalną. Jeżeli kontynuacja działalności budzi zastrzeżenia, zarząd powinien bezzwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników, aby podjęło ono uchwałę dotyczącą dalszego istnienia spółki.
Monitorowanie sytuacji finansowej spółki na bieżąco jest kluczowe do niezwłocznego zareagowania na problemy. Jeśli strata kwalifikowana wystąpi w ciągu roku, a zarząd stwierdzi to na podstawie miesięcznych czy kwartalnych raportów zarządczych, to zobowiązany jest podjąć działania określone w k.s.h. i zwołać zgromadzenie wspólników w przypadku spółki z o.o., aby wspólnicy mogli podjąć uchwałę dotyczącą dalszego istnienia spółki. Oczekiwanie ze zwołaniem zgromadzenia do momentu sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego mogłoby spowodować zbyt późne poinformowanie wspólników.
* Zgodnie z prawem upadłościowym, dłużnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, uważa się za niewypłacalnego także wtedy, gdy jego zobowiązania przekroczą wartość jego majątku, nawet wówczas, gdy na bieżąco te zobowiązania wykonuje.
Jeśli skumulowane straty spółki przekroczą wartość jej kapitałów, zarząd powinien dokonać analizy, czy nie należy złożyć wniosku o ogłoszenie upadłości.
Obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników wynika wprost z k.s.h., jednak członkowie zarządów, szczególnie spółek z o.o., często o nim zapominają lub po prostu ignorują. Niestety, zaniechanie tego działania może mieć negatywne konsekwencje. Członkowie zarządu mogą być pociągnięci do odpowiedzialności z tytułu niezwołania zgromadzenia
* Członek zarządu spółki handlowej, który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, podlega grzywnie do 20 tys. zł.
Najbardziej dotkliwą konsekwencją zignorowania wysokich strat spółki przez członków zarządu spółki z o.o. wydaje się być niewątpliwie odpowiedzialność na podstawie art. 299 k.s.h. Jeżeli zarząd nie złożył wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie, mimo ewidentnych przesłanek, członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie ze spółką za jej zobowiązania.
* Członkowie zarządu wszystkich spółek handlowych powinni mieć również na uwadze, że brak zgłoszenia wniosku o upadłość, pomimo powstania warunków ją uzasadniających podlega, zgodnie z art. 586 k.s.h. grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
W świetle przepisów k.s.h. zaniechanie monitorowania na bieżąco sytuacji finansowej spółki (szczególnie z uwagi na drastyczne pogorszenie się jej sytuacji finansowej), stanowi co najmniej rażące niedbalstwo ze strony członka zarządu, a przez to nie zasługuje na ochronę (culpa lata).
Zasada culpa lata dolo aequiparatur, można tłumaczyć jako „ciężkie niedbalstwo jest zrównane z podstępem”.
Art. 299 § 2 k.s.h. przewiduje domniemanie winy członka zarządu w niezgłoszeniu wniosku o upadłość we właściwym czasie. Niedopuszczalne jest akceptowanie sytuacji w której członkowie zarządu spółki z o.o. celowo nie będą monitorowali sytuacji finansowej zarządzanych przez nich spółek, przez co będą się zwalniali od odpowiedzialności wynikającej z art. 299 k.s.h. Byłoby to bowiem sprzeczne z funkcją tego przepisu, którą jest ochrona interesów wierzycieli.
Zgodnie z art. 299 k.s.h. członkowie zarządu spółki z o.o. odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki, jeśli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, jednak może się uwolnić od tej odpowiedzialności wykazując, że zgłosił we właściwym czasie wniosek o ogłoszenie upadłości.
Członek zarządu spółki z o.o. może uwolnić się od odpowiedzialności gdy:
- wykaże, że we właściwym czasie zgłosił wniosek o upadłość spółki
- w porę wszczął postępowanie układowe
- nie doszło do zgłoszenia wniosku o upadłość nie z jego winy
- pomimo niezgłoszenia wniosku o upadłość lub niewszczęcia postępowania układowego, wierzyciel nie poniósł szkody.
Wyzwaniem stojącym przed członkiem zarządu w sytuacji pogarszającej się kondycji spółki jest odpowiednio szybkie zwołanie zgromadzenia wspólników w celu podjęcia decyzji o ewentualnym zgłoszeniu upadłości spółki. Bieżące monitowanie płynności finansowej jest kluczem do podjęcia odpowiednich decyzji we właściwym czasie. Niedopełnienie tych zobowiązań może skutkować postawieniem zarzutów wobec zarządu, że działał na niekorzyść spółki. Dlatego tak istotne jest posiadanie odpowiedniej wiedzy i narzędzi do kontroli sytuacji finansowej firmy i bieżące reagowanie na zmiany. mOrganizer finansów jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza wszystkie operacje finansowe zachodzące w spółce. Ułatwia tworzenie planu kont i sprawne ewidencjonowanie dokumentów finansowych, przejrzyście prezentuje rozrachunki, rozliczenia oraz może automatycznie sporządzać bilans, deklaracje podatkowe, różne zestawienia i raporty.